En Promosaicos respetamos la privacidad, la imagen y los datos personales de nuestros usuarios, clientes y participantes. Por medio de esta política informamos cómo recolectamos, usamos, almacenamos y protegemos la información personal que recibimos a través de nuestro sitio web, formularios, canales digitales y prestación de servicios.

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Promosaicos / establecimiento de comercio propiedad de Simón Baena Hoyos
• Domicilio: Cra 23 #75A-55, Barrio Milán, Manizales, Caldas
• Correo de contacto: promosaicos@gmail.com
• Teléfono / WhatsApp: 316 292 1636

Promosaicos actúa como responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta y trata en el desarrollo de su actividad comercial y de sus servicios fotográficos, editoriales y de composición de mosaicos.

2. DATOS QUE PODEMOS RECOLECTAR

Podemos recolectar, almacenar y tratar, entre otros, los siguientes datos:

• Nombre completo
• Número de identificación, cuando sea requerido para fines operativos o de facturación
• Correo electrónico
• Número de celular
• Ciudad de residencia
• Programa académico, promoción, cargo o relación con el mosaico
• Fotografías, retratos, imagen facial y archivos asociados
• Datos de facturación y pago
• Información suministrada por líderes de grupo, estudiantes, directivas o terceros autorizados por ellos

3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Promosaicos tratará los datos personales e imágenes para las siguientes finalidades:

• Cotizar, contratar y prestar los servicios ofrecidos
• Recibir, validar, organizar, editar, retocar y componer fotografías y mosaicos
• Entregar archivos digitales y, cuando aplique, productos impresos
• Contactar a los usuarios para aspectos operativos, comerciales, de soporte o entrega
• Verificar información necesaria para la ejecución del servicio
• Emitir facturas, gestionar pagos y llevar registros contables y administrativos
• Atender consultas, peticiones, quejas o reclamos
• Cumplir obligaciones legales y contractuales
• Mantener evidencia de la aceptación de condiciones, autorizaciones y entregas

4. TRATAMIENTO DE IMAGEN Y FOTOGRAFÍAS

Al enviar su fotografía o participar en un servicio contratado con Promosaicos, el titular autoriza a Promosaicos para usar su imagen exclusivamente en la medida necesaria para:

• Revisión técnica del archivo
• Edición, retoque y ajustes de color, luz, fondo, recorte y formato
• Composición del mosaico grupal
• Entrega de versiones digitales e impresas del servicio contratado
• Almacenamiento interno necesario para soporte, respaldo y trazabilidad del servicio

Promosaicos no usará fotografías o mosaicos con fines publicitarios, promocionales o de portafolio sin la autorización adicional correspondiente, cuando esta sea requerida.

5. FUENTE DE LA INFORMACIÓN

Los datos pueden ser suministrados directamente por el titular, por el líder del grupo, por una institución, por un acudiente o por un tercero que afirme estar autorizado para gestionar el servicio. En todos los casos, quien suministra la información declara contar con facultad suficiente para hacerlo y asume responsabilidad por la veracidad, actualidad y legitimidad de los datos entregados.

6. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN ACADÉMICA Y RESPONSABILIDAD DEL ESTUDIANTE

Promosaicos presta un servicio de fotografía, edición, diseño y composición de mosaicos. Promosaicos no valida, certifica, audita ni verifica la situación académica, disciplinaria o administrativa de los estudiantes o graduandos, ni confirma si una persona ha culminado o no sus estudios, si tiene derecho al grado o si cumple requisitos internos de la institución.

La inclusión de una persona en el mosaico se hace con base en la información suministrada por el propio estudiante, por el líder del grupo o por quien actúe en su nombre. En consecuencia, la responsabilidad por la veracidad de esa información recae exclusivamente en quien la suministra y, en particular, en el estudiante o graduando involucrado.

Si un estudiante aparece en un mosaico sin haber culminado sus estudios o sin cumplir los requisitos para graduarse, esa situación será de su exclusiva responsabilidad frente al grupo, la institución y cualquier tercero, sin que ello implique deber de verificación previa por parte de Promosaicos.

7. USO DE NOMBRES, ESCUDOS, LOGOS Y REFERENCIAS INSTITUCIONALES

Cuando el grupo solicite incluir nombre de institución, carrera, escudo, símbolo, lema o cualquier signo distintivo, declara contar con legitimidad para solicitar su inclusión o asumir la responsabilidad por su uso dentro del mosaico. Promosaicos no se hace responsable por reclamaciones derivadas del uso no autorizado de dichos elementos cuando hayan sido solicitados o aprobados por el grupo o por sus representantes.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales podrá ejercer los derechos reconocidos por la normatividad aplicable, entre ellos:

• Conocer sus datos personales que reposen en nuestras bases
• Solicitar actualización o rectificación
• Pedir prueba de la autorización otorgada, cuando aplique
• Solicitar la supresión de sus datos
• Revocar la autorización, cuando proceda
• Presentar consultas o reclamos sobre el tratamiento de su información

9. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Para ejercer sus derechos, el titular podrá escribir a promosaicos@gmail.com indicando:

• Nombre completo
• Documento de identidad
• Descripción clara de la consulta, corrección, actualización, supresión o revocatoria solicitada
• Datos de contacto para recibir respuesta
• Documentos de soporte, si aplican

Promosaicos podrá solicitar información adicional razonable para validar la identidad del solicitante y proteger la información personal.

10. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Promosaicos conservará los datos e imágenes durante el tiempo razonablemente necesario para:

• Prestar el servicio
• Atender revisiones, garantías y soporte
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y contractuales
• Mantener trazabilidad del proyecto y respaldo de entregas

Una vez cumplida la finalidad y vencidos los plazos legales o contractuales aplicables, la información podrá ser eliminada, anonimizada o archivada de manera segura, según corresponda.

11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Promosaicos adopta medidas razonables de carácter administrativo, técnico y organizacional para evitar pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o divulgación no autorizada de los datos personales e imágenes.

12. MENORES DE EDAD

Si excepcionalmente se llegaran a tratar datos o imágenes de menores de edad, ello solo se hará con la autorización y bajo la responsabilidad de sus representantes legales, y únicamente para finalidades legítimas relacionadas con el servicio.

13. TRANSFERENCIA Y CIRCULACIÓN DE DATOS

Promosaicos podrá compartir información con proveedores tecnológicos, plataformas de almacenamiento, servicios de correo, pasarelas de pago, imprentas, mensajerías o aliados operativos, únicamente en la medida necesaria para ejecutar el servicio o cumplir obligaciones legales y contractuales, procurando que dichos terceros traten la información con niveles razonables de seguridad y confidencialidad.

14. ACEPTACIÓN DE ESTA POLÍTICA

El uso del sitio web, el envío de formularios, la carga de fotografías, la contratación del servicio o la entrega de información por cualquier canal habilitado por Promosaicos implica el conocimiento y aceptación de esta política, así como de las condiciones del servicio vigentes.

15. VIGENCIA Y CAMBIOS

Promosaicos podrá actualizar esta política en cualquier momento. La versión publicada en el sitio web será la aplicable desde su fecha de publicación.